• a）擬將個人資料登記在領事館的公民必須親臨領事館辦理相關手續。
• b）上述規定不適用於10歲以下的未成年人，該人士的登記可透過其任一法定代理人提出申請的方式為之；該法定代理人必須親臨領事館且須提供能證實上述未成年人現正處於具管轄權領事館的地區之證據（如︰澳門特別行政區居民身份證、香港特別行政區居民身份證、未成年人在該地區學校入學證明書或證明文件等）。
• c）關於香港的特殊情況-居住在香港的公民可親身到位於香港的名譽領事館遞交相關文件並在該處簽署申請登記表格。相關文件將送往澳門並由位於澳門的領事館處理相關人士的個人資料登記。

• 1）公民證或認別證（注意事項：請遞交影印本）；
• 2）能證明居住或逗留於澳門或香港的文件之影印本（例如︰澳門特別行政區居民身份證、香港特別行政區居民身份證等）；
• 3）背景為白色的護照尺寸彩色正面免冠之近照乙張（若領事館已具備相關資料（尤其屬持有公民證或護照的情況），可免除遞交此文件）。

注意：

• a) 對於沒持有公民證或認別證的10歲以下之未成年人士，必須出示經權限當局發出的出生證明或國籍證明書。(可免除遞交上述文件，只要該文件可於民事數據庫中取得，或該文件是經領事館編製的，又或該文件已被存放於領事館的檔案)。
• b) 關於香港特殊情況, 請參考上述說明。

於領事館的個人資料之臨時登記（領事規章第62條規定）

若無法出示有效的公民證或認別證，利害關係人可於領事館辦理個人資料之臨時登記，為此，須提供所持有的任何相關文件。

居住在香港的公民：若不能親臨澳門領事館，可通過電郵方式將（葡萄牙的及香港的）身份證明文件的副本連同居住證明，以及地址和聯繫方式（電話號碼及電子郵件地址）遞交予領事館。個人資料之登記將在利害關係人親臨領事館確認上述文件資料時被確認。